 |
| Foto bersama Tim Pengabdian kepada Masyarakat dan Pemuda GKI Yahim usai pelatihan berlangsung. |
Oleh: Yokelin Tokoro, ST., M.Cs (Akademisi Program Studi Sistem Informasi, Universitas Cenderawasih)
SENTANI — Sebanyak 13 pemuda gereja yang tergabung dalam Pemuda Gereja Kristen Injili (GKI) Yahim, Sentani, Kabupaten Jayapura, mengikuti pelatihan penggunaan fitur Mailings (Mail Merge) pada Microsoft Word yang terintegrasi dengan basis data Microsoft Excel. Kegiatan yang berlangsung pada 24 Agustus 2021 di aula GKI Yahim ini diinisiasi oleh Tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) dari Program Studi Sistem Informasi, Fakultas MIPA, Universitas Cenderawasih, dengan tujuan mengatasi persoalan pengelolaan dokumen organisasi yang selama ini masih dikerjakan secara manual.
Sebelum pelatihan digelar, Tim PkM mencatat bahwa pengurus dan anggota Pemuda GKI Yahim menghadapi kendala klasik dalam tertib administrasi organisasi. Pembuatan dokumen dalam jumlah banyak, seperti surat undangan, sertifikat kegiatan, hingga label organisasi, dikerjakan satu per satu secara manual. Selain memakan waktu lama, cara kerja tersebut juga rentan menimbulkan kesalahan ketik atau human error, terutama saat menyalin data penerima dalam jumlah besar. Minimnya pemahaman terhadap fitur efisiensi pada perangkat lunak pengolah kata disebut menjadi akar utama persoalan tersebut.
 |
| Ketua Tim Pengabdian memberikan materi pelatihan Mail Merge di hadapan Pemuda GKI Yahim, Sentani. |
Guna menjawab kebutuhan itu, Tim PkM merancang kegiatan dalam empat tahapan terstruktur. Tahap pertama adalah observasi dan analisis kebutuhan melalui wawancara awal untuk memetakan kendala administrasi yang dihadapi mitra. Tahap kedua berupa penyuluhan dan pelatihan teknis mengenai konsep dasar pembuatan basis data di Microsoft Excel yang dihubungkan dengan templat dokumen di Microsoft Word. Selanjutnya, pada tahap pendampingan praktik langsung, peserta didampingi secara langsung merancang templat surat dan sertifikat secara real-time sembari memecahkan kendala teknis bersama tim pengabdi. Rangkaian kegiatan ditutup dengan tahap evaluasi berupa pre-test dan post-test, serta uji coba mandiri pembuatan dokumen massal oleh para peserta.
 |
| Tim pengabdi mendampingi peserta secara langsung dalam praktik pembuatan dokumen massal. |
“Kami melihat
bahwa pemuda gereja memiliki potensi besar untuk menjadi motor penggerak
digitalisasi administrasi, tidak hanya di lingkup internal organisasi
keagamaan, tetapi juga bagi tata kelola pemerintahan kampung di sekitar mereka.
Pelatihan Mailings ini adalah langkah kecil, namun dampaknya bisa sangat
signifikan bagi efisiensi kerja mereka sehari-hari,” ujar Ketua Tim Pengabdian
kepada Masyarakat dari Program Studi Sistem Informasi, Universitas
Cenderawasih, di sela kegiatan.
Hasil evaluasi menunjukkan peningkatan kapasitas teknis peserta secara signifikan, dengan rata-rata skor keseluruhan naik dari 41 pada saat pre-test menjadi 87,7 pada post-test, atau meningkat hingga 113,9 persen. Sebanyak 92 persen peserta tercatat mampu mengoperasikan fitur Mailings secara mandiri tanpa kendala begitu pelatihan usai. Dari sisi efisiensi, waktu pembuatan dokumen massal yang semula membutuhkan waktu hingga satu jam kini dapat dipangkas menjadi hanya 25 hingga 30 menit, dengan tingkat akurasi data penerima mencapai 100 persen karena bersumber dari satu data master Excel yang telah tervalidasi. Tim PkM berharap keterampilan digital yang telah diperoleh para pemuda GKI Yahim ini dapat terus dikembangkan dan direplikasi ke organisasi kepemudaan lain di wilayah Distrik Sentani, sekaligus menjadi modal kompetensi untuk mendukung modernisasi administrasi pemerintahan desa dan kampung setempat.
